Då NT begär ut all registrerad elektronisk post för augusti månad finns det väldigt få brev från kommuninvånare. Det syns inga handlingar som kommunalrådet personligen registrerat och de handlingar som skickats till honom, och antagligen registrerats av någon annan, verkar vara mer informationsbrev. Däremot är reklam och spam-post registrerat som handlingar.
Får du mycket e-post?– Ja det får jag väl, det blir en del, säger Anders Bevemyr (S), kommunalråd.
Registrerar du den den?– Näe, inte så att jag tar ut all e-post och registrerar den. Men då det kommer från medborgare och så, synpunkter och så, då skickar jag den för att den ska registreras. Det var ett häromdagen bland annat, säger Anders Bevemyr.
Men du har fått ett öppet brev från asylsökande, det är inte registrerat?– Ja, det är nog möjligt att det missats.
Varför då?– Det är en jättebra fråga, jag har inget bra svar på det, säger Anders Bevemyr.
Det blir lite knasigt om man kan tänka att ni väljer ut vilken e-post som registreras?– Nej, så är det inte, det kan jag inte se att jag skulle tjäna något på. Är den inte registrerad så är det en miss.
I våras skrev NT om kommunens rutiner gällande dokumentation och ärendehantering och kommunen skulle se över dessa.
Vi har pratat om det här tidigare. Har ni gjort något?– Vi har jobbat med hur vi gör med arbetsmaterial och tagit fram riktlinjer vad vi ska lämna ut och när, till media och medborgare. Men e-post måste jag titta på. Jag har tänkt att det är inga konstigheter med det, att vi gör som vi ska och att det är som det ska, säger Anders Bevemyr.
Men hur är då rutinerna?– Det är det jag måste titta på nu, hur rutinerna ser ut, säger Anders Bevemyr.
Hur gör alla i dag då när ni inte vet rutinerna?– Det vet inte jag hur alla gör.
Så alla gör lite hur de vill?– Det är det jag måste kolla upp.Jag har ju en bild av att man gör likadant men jag vet inte om den stämmer nu då du frågar.
Hur går du själv tillväga?– När jag får e-post, ber jag sekreteraren att registrera det.
I augusti har du bara fått en e-post alltså?– Jaha, nej jag måste ha fått fler e-post, det har jag fått. Men det är väl ett som jag sett att det finns anledning att ankomstregistrera men sen finns alla mail kvar. Det är bra att du ställer frågorna för det får mig att fundera på hur vi ska göra. Nu måste titta ett varv till om vi har gjort riktigt, säger Anders Bevemyr.